Digitalisierung mit Bindestrich – Schwierigkeiten einer modernen Verwaltung

Kennen Sie das? Sie wollen Geld überweisen, aber wissen den exakten Empfängernamen nicht und bekommen eine besorgniserregende Warnung? Seit 9.10.2025 überprüfen Banken den Empfängernamen und bei dieser sinnvollen Schutzmaßnahme muss man exakt wissen, welchen Namen der Empfänger auf dem Konto führt.

Haben Sie einen Doppelnamen? Mit oder ohne Bindestrich? Ein Umlaut? Vielleicht sogar einen Accent oder ein Hatschek? Sind Sie zugewandert und bei der Anmeldung ist irgendwie ein Schreibfehler passiert? Einer der Autoren dieser Zeilen etwa hatte einen Schreibfehler in seinem zweiten Vornamen, der wohl beim Einscannen passiert ist. Kurz: Befinden sich bei Ihnen leicht unterschiedliche Schreibweisen auf verschiedenen behördlichen Schriftstücken? Bisher war das kein größeres Problem, aber in Zeiten der Digitalisierung kann das Schwierigkeiten machen.

Erst vor kurzem haben wir vom AMS unser altes e-AMS Konto, unsere Kund:innenapplikation für Arbeitssuchende, durch das moderne MeinAMS abgelöst. Mehr als 350.000 Menschen nützen mittlerweile MeinAMS und das Feedback ist sehr positiv. Eine wesentliche Verbesserung ist, dass es die Möglichkeit der Authentifizierung und Anmeldung mittels ID Austria gibt. Schnell und unkompliziert kann man sich online arbeitslos melden, auch wenn man zuvor noch nie beim AMS war. Das AMS holt sich bei einer solchen Meldung die benötigten Daten automatisch aus dem Melderegister und von der Sozialversicherung. Schnell und unkompliziert; außer man ist einer der oben geschilderten Fälle. Einzelfälle?

Bei der Umstellung auf MeinAMS wurde klar, dass es aufgrund fehlender durchgängiger digitaler Identitäten, allein bei den aktuell arbeitslosen Menschen rund 14.000 „Einzelfälle“ gibt, die einzeln (und zum Teil manuell) geklärt werden müssen, weil Namen in unterschiedlichen Registern unterschiedlich geschrieben sind. Und das hat uns gewundert, zumal es eine eindeutige Personenkennzahl in Österreich gibt.

Waren Sie schon einmal in Estland? Ein kleines Land mit rund 1,2 Millionen Einwohner:innen – und internationaler Vorreiter bei der digitalen Verwaltung. Alle Behördenwege können dort online erledigt werden. Nicht verpflichtend, sondern als Angebot, das so gut funktioniert, dass es nahezu von der gesamten Bevölkerung selbstverständlich genutzt wird.

Auch wir als AMS waren deshalb bereits zwei Mal dort. Das freundliche Kompliment eines estnischen Gesprächspartners: Österreich sei digital „eh schon ganz gut aufgestellt“. Gleichzeitig wurde aber deutlich, dass der Abstand zu einer wirklich durchgängig digitalisierten Verwaltung noch beträchtlich ist. Der Kern des Unterschieds liegt dabei weniger in einzelnen Apps als im Datenmanagement, sozusagen dem Fundament einer modernen Verwaltung.

Denn Österreichs Verwaltung ist stark in Datensilos organisiert. Daten werden mehrfach gespeichert, getrennt gepflegt und nur eingeschränkt zwischen Behörden gemeinsam genutzt. Ein prozessorientierter Zugriff ist rechtlich möglich, in der Praxis aber mühsam.

Ein Beispiel: Das AMS wird regelmäßig gefragt, wie gut die Integration der aus der Ukraine Vertriebenen in den Arbeitsmarkt gelingt. Für jene, die beim AMS gemeldet sind, können wir das beantworten. Was wir jedoch nicht auf Knopfdruck wissen: Wie viele der in Österreich lebenden Ukrainer:innen im erwerbsfähigen Alter dem Arbeitsmarkt tatsächlich zur Verfügung stehen würden – etwa weil sie sich nicht in Ausbildung oder Betreuung befinden. Um diese Frage zu klären, müssten mehrere Register manuell zusammengeführt werden. Automatisiert ist das nicht möglich.

Estland hat dieses Problem anders gelöst: mit einer zentralen technischen Infrastruktur („X-Road“), über die berechtigte Behörden Daten nicht nur abrufen, sondern auch aktualisieren können. Alle arbeiten mit denselben, stets aktuellen Daten. In Österreich gibt es mit „dadeX“ eine vergleichbare Infrastruktur und auch eine gesetzliche Grundlage. In der Praxis wird sie jedoch noch nicht flächendeckend genutzt, zudem können Daten meist nur abgefragt, nicht korrigiert werden. Erkennt eine Behörde einen Fehler, wird die Bürgerin oder der Bürger mit der Bitte um eine Korrektur zur nächsten Stelle geschickt. Digital sieht anders aus.

Digitale Identität: viele Nummern, gute Absichten

Eng damit verknüpft ist die Frage der digitalen Identität. Auch hier ist Österreich besser als sein Ruf: ID Austria, digitale Signatur, eine technische Kennung ab Geburt – all das gibt es bereits.

Der entscheidende Unterschied zu Estland liegt in der Ausgestaltung. In Österreich ist die digitale Identität auf rund 35(!) bereichsspezifische Personenkennungen aufgeteilt. Vereinfacht gesagt: Beim Finanzamt sind Sie „digital“ jemand anderer als beim AMS oder der Sozialversicherung. Und das ist auch der Grund, warum Sie bei den verschiedenen Stellen immer wieder Ihre Unterlagen vorlegen müssen. Besonders spannend ist das in den Bundesländern. Es kann Ihnen im Wiener Rathaus passieren, dass Sie am selben Tag in unterschiedlichen Stockwerken neuerlich alle Unterlagen bringen müssen.

Dieses Modell der 35 bereichsspezifischen Personenkennungen verfolgt ein legitimes Ziel. Es soll technisch verhindern, Daten unzulässig zusammenzuführen, und damit den Datenschutz stärken. Diese Sorge ist ernst zu nehmen. Die Frage ist jedoch, ob der dafür betriebene technische Aufwand in einem sinnvollen Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen steht. Denn in der Praxis werden ohnehin Name, Geburtsdatum und oft auch die Adresse übermittelt. Ein missbräuchlicher Abgleich wäre damit bei der überwiegenden Anzahl aller Personen sowieso möglich.

Hinzu kommt ein weiterer Schwachpunkt: Für Kinder unter 14 Jahren gibt es keine vollwertige digitale Identität. Viele Verwaltungswege lassen sich daher für Familien nicht vollständig digital erledigen.

Estland zeigt, dass Datenschutz und Effizienz kein Widerspruch sein müssen. Auch dort gelten strenge Regeln: Jeder Datenzugriff wird protokolliert, Bürger:innen können einsehen, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Kontrolle ersetzt Misstrauen und schafft Akzeptanz.

Was jetzt zu tun wäre

Mit wenigen, klaren Schritten ließe sich viel erreichen:

• Aus der Datenlandstraße eine Datenautobahn machen: Daten müssen nicht nur abrufbar, sondern auch aktualisierbar sein – verbindlich für alle Behörden. Dokumente, die der Staat ohnedies bei einer anderen Stelle hat, sollte er sich selbst besorgen können und nicht immer wieder vom Bürger neu anfordern.
• Mehr Transparenz für Bürger:innen und Unternehmen: Der Einblick in die eigenen Daten stärkt Vertrauen und verbessert die Datenqualität.
• Die digitale Identität vereinfachen: Weniger Personenkennungen, klare Unternehmensidentitäten und klare Trennung nur dort, wo sie wirklich notwendig ist. Zum Beispiel bei so heiklen Daten wie bei Gesundheitsdaten.
• Digitale Identität ab Geburt: Nur so lassen sich Verwaltungsprozesse konsequent digital denken.

Estland zeigt, dass es möglich ist. Österreich hat die Voraussetzungen.

Was noch fehlt, ist der Mut zur Vereinfachung.

Dieser gemeinsame Gastkommentar meiner Vorstandskollegin Petra Draxl, Roland Ledinger (Geschäftsführer im Bundesrechenzentrum) und mir erschien auch am 22.1.2026 in der Tageszeitung “Die Presse”